Boekhouder voor jouw bv
Heb je een besloten vennootschap (bv)? Dan komt daar automatisch een administratie bij kijken. Niet alleen vanwege wettelijke verplichtingen, maar ook omdat je grip wilt houden op de cijfers. Een goede boekhouder helpt je hierbij. Hij zorgt ervoor dat je administratie op orde is, je op tijd aangifte doet én dat je optimaal profiteert van alle ondernemersvoordelen. Maar wat komt er allemaal kijken bij de boekhouding van een bv? En welke rol speelt een boekhouder daarin? Op deze pagina lees je alles over boekhouders en vertellen we je hoe je de juiste boekhouder voor jouw bv vindt.
Waarom een boekhouder inschakelen als bv?
Voor een bv is het haast ondenkbaar om de administratie zelf te regelen. Je krijgt namelijk te maken met een flink aantal verplichtingen en wil tegelijkertijd profiteren van alle fiscale voordelen. Een boekhouder helpt je niet alleen met het netjes bijhouden van de administratie, maar voorkomt ook fouten en boetes. Hieronder lees je de belangrijkste redenen om als bv een boekhouder in te schakelen.
Voldoen aan belastingverplichting
Als bv ben je wettelijk verplicht om een jaarrekening op te stellen én te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Deze jaarrekening moet voldoen aan strikte boekhoudkundige richtlijnen. Daarnaast moet je als bv belastingaangiften doen, zoals de vennootschapsbelasting (VPB) en de btw-aangifte. Dit vraagt om een foutloze administratie. Een boekhouder kent de vereisten en zorgt ervoor dat je voldoet aan alle fiscale verplichtingen.
Vaak sprake van loonadministratie
In veel bv’s is er sprake van loonadministratie, zeker als jij als directeur-grootaandeelhouder (DGA) op de loonlijst staat. Dan moet je voldoen aan de regels rondom het gebruikelijk loon en de bijbehorende loonaangiften. Dit vraagt om kennis van wet- en regelgeving, iets waar een boekhouder dagelijks mee werkt. Hij of zij verzorgt de juiste verwerking van salarissen, zorgt voor de juiste aangiften en voorkomt dat je onverwacht in de problemen komt bij een controle.
Meer inzicht in de resultaten van je bedrijf
Een goede boekhouder zorgt niet alleen voor naleving van de regels, maar helpt je ook om inzicht te krijgen in je financiële situatie. Door regelmatige rapportages en toelichting op de cijfers weet je precies hoe je bv ervoor staat. Dit is niet alleen handig voor je eigen strategie, maar ook richting investeerders, financiers of andere partijen die inzicht willen in de financiële gezondheid van je bedrijf. Zo kun je onderbouwde keuzes maken voor de toekomst.
Voorkom fouten en daarmee boetes
Boekhouden is een vak apart. Als je fouten maakt in je aangiften of je aangifte vergeet in te dienen, kan dat leiden tot forse boetes van de Belastingdienst of zelfs juridische problemen. Een boekhouder controleert alle cijfers zorgvuldig en zorgt ervoor dat alles op tijd wordt ingediend. Dit verkleint het risico op naheffingen of boetes.
Bespaar tijd
Boekhouden kost tijd en als ondernemer wil je die tijd liever besteden aan je bedrijf. Daarom neemt een boekhouder het administratieve werk uit handen en zorgt hij ervoor dat jij geen uren kwijt bent aan spreadsheets, bonnetjes en formulieren. Dankzij hun ervaring werken boekhouders sneller en efficiënter.
Draag alleen de nodige belasting af
Een goede boekhouder helpt je bij het optimaal benutten van aftrekposten, investeringsregelingen en fiscale voordelen. Daarmee zorg je ervoor dat je niet meer belasting betaalt dan nodig. Veel ondernemers laten geld liggen doordat ze niet precies weten welke regelingen voor hun bv gelden. Met professioneel advies voorkom je dat je kansen mist en zorg je ervoor dat je belastingafdracht zo gunstig mogelijk uitpakt.
Wat staat er in de boekhouding van een bv?
De boekhouding van een bv moet volgens de wet zeven jaar worden bewaard en bevat alle informatie over de financiële administratie van je onderneming. Let er wel op dat gegevens met betrekking tot onroerende zaken tien jaar bewaard moeten blijven. Dit betekent dat je niet alleen de inkomsten en uitgaven registreert, maar ook je loonadministratie, contracten, communicatie met de Belastingdienst en natuurlijk de jaarrekening. Een overzichtelijke administratie voorkomt problemen bij controles.
Volledige financiële administratie
Onder de financiële administratie vallen alle in- en uitgaande facturen, bankafschriften en kastransacties. Hiermee toon je aan hoe het geld door je bedrijf stroomt. Een boekhouder zorgt ervoor dat alles correct en overzichtelijk wordt verwerkt. Dit is belangrijk voor je eigen inzicht, maar ook voor de Belastingdienst en eventueel investeerders.
Loonadministraties
Heeft jouw bv personeel in dienst of ontvang jij als DGA een salaris? Dan ben je verplicht om een volledige loonadministratie bij te houden. Deze bevat onder andere loonstroken, jaaropgaven en aangiftes loonbelasting. Ook gegevens over pensioenbijdragen, ziekteverzuim en arbeidscontracten moeten netjes worden bijgehouden. Dit is complexe administratie waar fouten snel kunnen leiden tot hoge boetes. Een boekhouder ontzorgt je en verwerkt je loonadministratie tijdig.
Contracten en correspondentie
Alle zakelijke correspondentie en contracten maken deel uit van je boekhouding. Denk aan huurovereenkomsten, klant- en leverancierscontracten, agenda-afspraken, e-mails over zakelijke beslissingen en natuurlijk de communicatie met de Belastingdienst. Deze documenten vormen de onderbouwing van financiële handelingen. Ze zijn belangrijk bij discussies, controles of juridische geschillen. Daarom is het essentieel dat ze goed worden opgeslagen en geordend. Een boekhouder helpt je hierbij.
Jaarrekening
De jaarrekening is het sluitstuk van je boekjaar en bestaat uit een balans, winst- en verliesrekening en een toelichting. Voor een bv is het verplicht om deze jaarlijks op te stellen en te deponeren bij de Kamer van Koophandel. De jaarrekening biedt inzicht in hoe jouw onderneming ervoor staat en wordt vaak ook gebruikt door banken en investeerders bij het beoordelen van je kredietwaardigheid.
Belastingaangiften
Een bv moet regelmatig verschillende belastingaangiften doen: omzetbelasting (btw), vennootschapsbelasting (VPB) en in sommige gevallen loonheffingen. Deze aangiften moeten correct en tijdig worden ingediend. Een boekhouder neemt dit werk uit handen en zorgt ervoor dat je geen deadlines mist. Hij houdt ook rekening met fiscale voordelen of regelingen waarvan je mogelijk gebruik kunt maken.
Welke soorten boekhouders zijn er voor een bv?
Als bv kun je kiezen uit verschillende typen boekhouders. Welke het beste bij jou past, hangt af van het budget en hoeveel begeleiding je nodig hebt. Wil je alles digitaal regelen of liever persoonlijk contact? Ga je voor gemak of volledige ondersteuning? Hieronder bespreken we de drie meest voorkomende opties: online boekhouders, traditionele kantoren en hybride boekhouders.
Online boekhouder
Een online boekhouder werkt volledig digitaal. Je levert al je documenten aan via een beveiligd portaal of een app. Hierdoor kun je op elk moment en vanaf elke locatie je administratie aanleveren en inzien. Deze vorm is vaak goedkoper, omdat er minder vaste kosten zijn. Het contact verloopt meestal via mail of chat, waardoor het minder persoonlijk is. Voor ondernemers die zelf goed overzicht houden en weinig begeleiding nodig hebben, is een online boekhouder een goede keuze.
Traditioneel boekhoudkantoor (volledig uitbesteed)
Bij een traditioneel boekhoudkantoor geef je je volledige administratie uit handen. Je hebt persoonlijk contact, vaak op locatie, en er is ruimte voor maatwerk. Dit type kantoor is vooral geschikt voor ondernemers die graag sparren over hun financiën of advies op maat willen. De kosten liggen doorgaans hoger dan bij een online boekhouder, maar daar staat een completere dienstverlening tegenover.
Lees ook: wat doet een boekhouder?
Hybride boekhouder
Een hybride boekhouder combineert digitale efficiëntie met persoonlijk contact. Je levert de administratie digitaal aan, maar hebt daarnaast vaste contactmomenten met je boekhouder. Ideaal voor ondernemers die makkelijk hun documenten willen kunnen uploaden, maar ook af en toe willen overleggen. Deze vorm wordt steeds populairder onder groeiende bv’s die behoefte hebben aan begeleiding, maar niet de hoogste kosten willen betalen.
Waar kan een boekhouder bij ondersteunen?
Een boekhouder houdt niet alleen je administratie bij. Hij ondersteunt je op allerlei gebieden binnen de bedrijfsvoering van je bv. Van het opzetten van je administratie tot het verzorgen van belastingaangiften. Dankzij zijn expertise kun jij je richten op je bedrijf, terwijl je weet dat je cijfers in goede handen zijn. Hieronder lees je op welke vlakken een boekhouder je precies kan ondersteunen.
Administratie opzetten en bijhouden
Een boekhouder helpt bij het inrichten van je administratie. Hij zorgt voor een overzichtelijke structuur en adviseert over geschikte boekhoudsoftware. Vervolgens verwerkt hij alle inkomsten en uitgaven, bankmutaties en overige documenten. Zo blijf je altijd up-to-date en heb je inzicht in je financiën, zonder dat je zelf omkijken hebt naar je administratie.
Aangifte BTW en vennootschapsbelasting (VPB)
Een bv is verplicht om regelmatig aangifte te doen voor de btw en jaarlijks voor de vennootschapsbelasting (VPB). Een boekhouder zorgt ervoor dat deze aangiften correct en op tijd worden ingediend. Daarbij let hij ook op aftrekposten en bijzondere regelingen, zodat je optimaal profiteert van fiscale voordelen. Zo weet je zeker dat je niet te veel betaalt en geen risico loopt op boetes.
Salarisadministratie
Heb je personeel of betaal je jezelf loon uit als DGA? Dan hoort daar een salarisadministratie bij. Een boekhouder verzorgt alles: van het opstellen van loonstroken en jaaropgaven tot het doen van loonaangiften. Ook wijzigingen in dienstverbanden, ziekmeldingen en pensioenbijdragen worden netjes verwerkt. Hierdoor voldoe je aan de wetgeving en weten je medewerkers precies waar ze aan toe zijn.
Inkomstenbelasting
Hoewel een bv op zichzelf belastingplichtig is, moet jij als ondernemer ook privé aangifte inkomstenbelasting doen. Zeker als je naast je DGA-loon ook nog inkomsten uit andere bronnen hebt, kan dit complex worden. Een boekhouder helpt je bij het juist invullen van deze aangifte, inclusief eventuele verrekeningen en toeslagen.
Opstellen jaarrekening en deponeren Kamer van Koophandel
Voor een bv is het verplicht om jaarlijks een jaarrekening op te stellen en te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Een boekhouder stelt deze op volgens de wettelijke richtlijnen, controleert de cijfers en zorgt voor tijdige indiening. Zo voldoe je aan je publicatieplicht en laat je aan derden zien dat je administratie op orde is.
Vragen en advies over boekhouding
Heb je vragen over je boekhouding of wil je advies over fiscale zaken, investeringen of bedrijfsgroei? Dan is een boekhouder jouw sparringpartner. Hij denkt met je mee en geeft praktische adviezen die passen bij jouw bedrijf. Dit kan gaan over belastingstrategieën, het optimaliseren van je winst of het opzetten van een begroting. Dankzij zijn expertise neem jij betere beslissingen voor de toekomst van je bedrijf.
Een boekhouder of een accountant inschakelen: de verschillen
Veel ondernemers vragen zich af of ze een boekhouder of een accountant nodig hebben voor hun bv. Beide professionals houden zich bezig met financiële administratie, maar er is een belangrijk verschil in opleiding, taken en wettelijke bevoegdheden. Een boekhouder is geschikt voor het bijhouden van je administratie, het doen van aangiften en het opstellen van de jaarrekening. Een accountant gaat een stap verder en is bevoegd om officiële controleverklaringen af te geven. Niet elke bv heeft een accountant nodig, maar in sommige situaties is het wel verplicht.
Wanneer is het voor een bv verplicht om een accountantsverklaring te hebben?
Een accountantsverklaring is alleen verplicht voor middelgrote en grote bv’s. Dit betekent dat je bv aan minimaal twee van de volgende drie criteria moet voldoen:
- Een balanstotaal van meer dan € 6 miljoen;
- Een netto-omzet van meer dan € 12 miljoen;
- Meer dan 50 werknemers.
Valt jouw bv hieronder? Dan ben je wettelijk verplicht om een accountant de jaarrekening te laten controleren. In andere gevallen kun je volstaan met een boekhouder. Wil je zeker weten of jouw bv een accountantsverklaring nodig heeft? Raadpleeg dan een expert voor meer informatie.
Is een boekhouder verplicht voor een bv?
In theorie is het niet verplicht om een boekhouder in te schakelen voor je bv. Je mag zelf je administratie doen, mits je voldoet aan alle wettelijke eisen. In de praktijk kiezen de meeste ondernemers er toch voor om hun boekhouding uit te besteden. De regels zijn namelijk complex en de gevolgen van fouten kunnen groot zijn. Denk aan boetes, naheffingen of juridische problemen. Zeker als je geen risico wilt lopen, is het inschakelen van een boekhouder een verstandige keuze.
Wat kost een boekhouder bv?
De kosten voor een boekhouder voor een bv variëren. Het gemiddelde uurtarief van een boekhouder ligt tussen de € 65,- en € 100,- per maand. Het totale bedrag dat je betaalt, is afhankelijk van de grootte van je bedrijf, de hoeveelheid transacties en de frequentie van werkzaamheden. Heb je daarnaast ook advies nodig, of hulp bij complexe belastingzaken of jaarrekeningen? Dan kunnen de kosten oplopen tot enkele honderden euro’s per maand. Wil je besparen? Dan is het verstandig om meerdere offertes aan te vragen en de tarieven én diensten goed te vergelijken. Lees hier meer over de kosten voor een boekhouder.
Type dienstverlening
Hoe uitgebreider de dienstverlening van een boekhouder, hoe hoger de kosten. Een basispakket waarin alleen de administratie wordt bijgehouden is goedkoper dan een pakket waarbij ook belastingadvies, jaarrekeningen of ondersteuning bij fiscale strategieën zijn inbegrepen. Kies dus bewust: wil je alleen de boekhouding geregeld hebben, of zoek je ook een financieel adviseur?
Frequentie van de dienstverlening
Laat je maandelijks je administratie bijwerken, of is eens per kwartaal voldoende? Hoe vaker de boekhouder werkzaamheden uitvoert, hoe hoger de kosten. Sommige ondernemers kiezen ervoor om zelf een deel van de administratie te doen en alleen voor controle en advies een boekhouder in te schakelen. Dat kan flink schelen in de prijs.
Welke factoren beïnvloeden de kosten voor een boekhouder?
Niet iedere bv betaalt hetzelfde bedrag voor een boekhouder. De uiteindelijke kosten hangen af van meerdere factoren. Het is daarom belangrijk om te weten wat de prijs beïnvloedt. Zo kun je gericht zoeken naar een boekhouder die past bij jouw bedrijf. Hieronder leggen we uit welke aspecten de prijs bepalen.
Omvang van je bedrijf
Hoe groter je bv, hoe meer transacties en administratie er verwerkt moet worden. Heb je personeel in dienst, werk je met verschillende vestigingen of heb je veel facturen per maand? Dan zal een boekhouder meer tijd aan jouw administratie besteden, wat resulteert in hogere kosten. Voor kleine bv’s zijn de kosten vanzelfsprekend lager.
Ervaring van de boekhouder
De ervaring en specialisatie van een boekhouder spelen ook mee. Een ervaren boekhouder of een kantoor met een specialisatie in bv-administraties rekent vaak een hoger tarief, maar levert ook meer kwaliteit en zekerheid. Voor startende bv’s is een minder ervaren boekhouder soms voldoende, terwijl groeiende bedrijven baat hebben bij een specialist met meer expertise.
Vergelijk tarieven van boekhouders!
Wil je zeker weten dat je niet te veel betaalt voor je boekhouder? Dan is het slim om offertes aan te vragen. Let niet alleen op de prijs, maar kijk ook naar ervaring en het type dienstverlening. Via deze website kun je eenvoudig offertes opvragen van verschillende boekhouders die gespecialiseerd zijn in bv’s. Zo kun je mogelijk flink besparen op je administratiekosten.
Veelgestelde vragen over een boekhouder voor jouw bv
Ben je als ondernemer met een bv op zoek naar een boekhouder, dan komt er veel op je af. Er zijn namelijk allerlei zaken waar je rekening mee moet houden: van de manier van samenwerken tot de kosten en mogelijkheden bij overstappen. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen die ondernemers vaak hebben als het gaat om de boekhouding van een bv.
Hoe kies ik tussen een online en traditioneel boekhoudkantoor?
De keuze tussen een online en een traditioneel boekhoudkantoor hangt af van je wensen. Heb je weinig begeleiding nodig en wil je besparen? Dan is een online boekhouder geschikt. Wil je regelmatig persoonlijk advies of heb je een complexe administratie? Dan past een traditioneel kantoor beter. Twijfel je? Dan is een hybride boekhouder een mooie tussenoplossing.
Kan ik tussentijds van boekhouder wisselen met mijn bv?
Overstappen van boekhouder is mogelijk en gebeurt vaak aan het eind van het boekjaar. Er zijn ook kantoren die je kunnen helpen met een overstap halverwege het jaar. Zij zorgen voor een soepele overdracht van je administratie, zodat je zonder problemen kunt wisselen van boekhouder.
Hoeveel tijd kost het om zelf een deel van de administratie te doen?
Kies je ervoor om een deel van je administratie zelf te doen? Dan ben je daar al snel enkele uren per week aan kwijt. In die tijd verwerk je bonnen, facturen of bankafschriften. Met een hybride boekhouder kun je een deel zelf doen en de rest uitbesteden.
Welke software gebruiken boekhouders voor bv’s?
Populaire boekhoudprogramma’s voor bv’s zijn onder andere e‑Boekhouden.nl, Twinfield en Moneybird. Elk pakket heeft zijn eigen voor- en nadelen. Vraag daarom bij het vergelijken van boekhouders welke software ze gebruiken en of die past bij jouw wensen.
Wat gebeurt er als mijn boekhouding niet op orde is?
Is je boekhouding niet op orde? Dan loop je risico op boetes van de Belastingdienst, naheffingen en juridische problemen. Ook kun je moeilijker financiering krijgen of investeerders aantrekken. Dit kun je voorkomen door een boekhouder in te schakelen.